Wie Sie Ihrem Team mehr Zeit geben: Wie Manager Zeitmanagementprobleme lösen können

Zeit Management

Als Manager oder Führungskraft ist es eine Ihrer Hauptaufgaben, Ihr Team dabei zu unterstützen, mehr von seiner besten Arbeit zu leisten. Ob dies nun bedeutet, dass Sie sie bei der Festlegung von Prioritäten für ihre Arbeit coachen, ihnen bei der Optimierung ihres Tagesplans helfen oder (vielleicht ironischerweise) sicherstellen müssen, dass Sie ihnen nicht in die Quere kommen.

Doch es ist zu einfach, genau das Gegenteil zu tun.

Unabhängig von Ihren Absichten ist es leicht zu vergessen, dass alles, was Sie von Ihrem Team im Namen der Produktivität verlangen – ob es sich um die Verwendung eines neuen Tools, die Übernahme dieser „dringenden“ Aufgabe oder die Teilnahme an zig Besprechungen pro Woche handelt, um alle auf dem Laufenden zu halten – Zeit braucht.

Wie wir bereits in der Vergangenheit geschrieben haben, gehen wir alle davon aus, dass wir mehr Zeit haben als wir selbst. Auch wenn Zeitmanagement für die Mitarbeiter vielleicht nicht ganz oben auf Ihrer Liste der Managementprioritäten steht, so geht es doch zwangsläufig von einem persönlichen Problem zu einem geschäftlichen über. Und dann liegt es an Ihnen, nach Lösungen zu suchen.

Lassen Sie uns ein paar Möglichkeiten betrachten, um festzustellen, ob Ihre Mitarbeiter mit ihrem Zeitmanagement Probleme haben und wie Sie helfen können.

Setzen Sie klare Erwartungen und Zeitvorgaben

Wenn man sich mit der Art von Zeitmanagementproblemen der Mitarbeiter befasst, mit denen die meisten Unternehmen konfrontiert sind, ist es klar, dass sie nicht immer selbst verschuldet sind.

Viele der Zeitmanagementprobleme, mit denen Mitarbeiter konfrontiert sind, sind auf schlechte Führung zurückzuführen:

  • Nicht wissen, welche Arbeiten Priorität haben sollen
  • Schwierigkeiten haben, nein zu sagen, selbst wenn ihre Arbeitsbelastung voll ist
  • Gefühl, mit zu vielen Aufgaben überfordert zu sein
  • Sie zögern oder beenden nicht, was sie anfangen, weil die Zeitvorgaben nicht klar festgelegt sind.
  • Aufgrund einer unklaren Strategie immer im reaktiven Modus sein

Wenn Sie diese Liste durchgehen, werden Sie sehen, dass die meisten Probleme des Zeitmanagements der Mitarbeiter in Wirklichkeit Kommunikationsprobleme sind. Die Teammitglieder wissen nicht, an welchen Aufgaben sie arbeiten sollen, wie sie ihre Zeit verbringen sollen oder was sie ablehnen können und was nicht.

Es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie hier helfen können.

Erstens müssen Sie Ihren kulturellen Ansatz auf „Ja“ Menschen umstellen. Die meisten Unternehmen feiern die Menschen, die „einfach nur Sachen erledigen“. Sie glauben, dass sie die harten Arbeiter sind oder dass sie Mumm haben. In Wirklichkeit sind sie höchstwahrscheinlich überlastet, gestresst und auf dem Weg zum Burnout.

Anstatt diese Märtyrer zu feiern, sollten Sie nach Anzeichen dafür suchen, dass sie gegen eine Wand stoßen:

  • Plötzlich verpasste Termine
  • Ungewissheit über die Ergebnisse während der Sitzungen (oder überhaupt keine Stellungnahme)
  • Sie führen nicht ihre normale Arbeit aus
  • An vielen Sitzungen teilnehmen oder immer auf Abruf sein

Laut Bruce Tulgan, dem Autor von Bridging the Soft Skills Gap, ist alles, was man braucht, um diese Zeitmanagementprobleme der Mitarbeiter zu umgehen, zu beobachten und dann zu reden. Brauchen sie Hilfe von Ihnen? Ist ihnen klar, was die Ergebnisse sind? Müssen sie den Umfang ihrer Projekte ändern?

Geben Sie ihnen die Erlaubnis, Ihnen zu sagen, wo Ihre Erwartungen nicht mit ihrer Realität übereinstimmen. Dies ist kein Misserfolg von irgendjemandem. Aber eine Möglichkeit, das Gespräch darüber fortzusetzen, wie sie ihre beste Arbeit leisten können.

Helfen Sie den Mitarbeitern mit einem Zeitaudit herauszufinden, wohin ihre Zeit geht

Sprechen Sie mit Ihrem Team, und die meisten Leute werden denken, dass sie 7-8 Stunden am Tag für ihre Kernarbeit haben. Leider geht nach unseren Recherchen der Großteil unseres Arbeitstages auf andere Aufgaben wie E-Mail, IM, Meetings und Verwaltung.

Wenn Sie dies wissen, kann es ein unglaublich wertvolles Hilfsmittel sein, wenn Sie Ihrem Team zeigen können, wo es jeden Tag seine Zeit verbringt. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist das so genannte Zeitaudit.

Dazu muss Ihr Team seine Absichten und Überzeugungen darüber aufschreiben, wie es seine Zeit verbringt, und dann tatsächlich verfolgen, wie es arbeitet. In den meisten Fällen wird der Unterschied zwischen Absichten und Handlungen erschütternd sein.

Schlimmer noch. Es ist leicht (und verständlich) für die Mitarbeiter, sich unterfordert zu fühlen, wenn sie gebeten werden, ihre Zeit am Arbeitsplatz zu verfolgen. Wenn Sie darauf eingehen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass es sich um eine Übung handelt, die ihnen helfen soll und ihre Position in keiner Weise beeinflusst.

Sobald Sie genügend Daten gesammelt haben, setzen Sie sich mit jedem Teammitglied zusammen und stellen Sie ein paar Schlüsselfragen:

  • Wie gut ist Ihre Zeit auf die Arbeit abgestimmt, die Ihnen am wichtigsten ist?
  • Was hindert Sie daran, Zeit für Ihre Prioritäten zu verwenden?
  • Welche Aufgaben nahmen mehr Zeit in Anspruch, als Sie dachten?
  • Welche haben weniger Zeit in Anspruch genommen, als Sie erwartet haben?
  • Wie gut sind Sie in der Lage, kleine Zeiträume zu nutzen? Arbeiten Sie besser, wenn Sie lange Zeiträume ohne Ablenkung haben, um sich auf Aufgaben zu konzentrieren?

Dieses Gespräch sollte einige rote Fahnen aufdecken. Vielleicht haben sie einfach zu viel auf dem Teller und müssen delegieren. Oder vielleicht sind sie aufgrund ständiger Unterbrechungen oder Sitzungen nicht in der Lage, Zeit für ihre sinnvollste Arbeit zu verwenden, und müssen jeden Tag eine konzentrierte, „kopflose“ Zeit blockieren.

Betrachten Sie es als Training oder als Diät. Zuerst müssen Sie feststellen, wo Ihre Handlungen gegen Ihre Ziele gerichtet sind, und dann passen Sie sich an.

Bringen Sie Ihrem Team bei, seine Zeit besser zu planen und einzuschätzen

Egal, wie schnell Sie glauben, eine Aufgabe erledigen zu können, es wird länger dauern, als Sie denken.

Psychologen nennen dies den Planungsfehler – wenn Sie einen Plan dafür erstellen, wie lange eine Aufgabe oder ein Projekt dauern wird (was normalerweise ein Best-Case-Szenario ist), und dann annehmen, dass das Ergebnis Ihren Plänen folgen wird, selbst wenn Sie es besser wissen.

Ich bin sicher, dass Sie selbst in diese Falle getappt sind. Noch schlimmer ist es jedoch für Ihre Teammitglieder, die den zusätzlichen Druck haben, nicht zu versagen oder Sie zu enttäuschen.

Während eine Zeitprüfung Ihrem Team hilft zu verstehen, was sich während des Arbeitstages in den Weg stellt, müssen Sie ihnen auch helfen, die ihnen zur Verfügung stehende Zeit sinnvoller zu nutzen.

Beginnen Sie damit, aktiver in den Planungsprozess einzugreifen und größere Projekte in kleinere Teile oder Leistungen zu zerlegen. Als Führungskraft haben Sie Einblick in bestimmte Dinge, die sie nicht haben. Zum Beispiel:

  • Haben sie darüber nachgedacht, was sie von anderen Abteilungen benötigen werden oder wie lange die Forschung oder das Sammeln von Ressourcen dauern wird?
  • Sind sie realistisch in Bezug auf die Dauer eines Meilensteins, den sie erreichen wollen?
  • Können sie für diesen Zeitplan zur Verantwortung gezogen werden?

Ja, dies ist eine größere Zeitverpflichtung für sie. Aber Sie investieren in jemanden, der in der Lage sein wird, seine Zeit in Zukunft genauer und effizienter zu verwalten.

Fragen Sie, ob die Systeme, die Sie eingerichtet haben, ihre Produktivität fördern oder beeinträchtigen.

Nicht alle Fragen des Zeitmanagements sind die Schuld des Mitarbeiters.

Tatsächlich können viele der Systeme oder Prozesse, die zur Steigerung der Produktivität und des Zeitmanagements am Arbeitsplatz eingeführt wurden, diesem sogar schaden.

Denken Sie an die wöchentliche Teambesprechung

Oberflächlich betrachtet sind diese Besprechungen ein großartiger Ort, um alle auf den neuesten Stand zu bringen, sich über den Fortschritt eines Projekts zu informieren und eine Umgebung für den Wissensaustausch zu schaffen. Aber selbst mit solch guten Absichten funktionieren solche Besprechungen oft nicht so gut.

Stattdessen werden sie zu einer Krücke für die Beantwortung der Frage „Was machen wir jetzt?“. Wenn ein komplexes Problem auftaucht, besteht die Reaktion darauf darin, eine Sitzung zur Diskussion einzuberufen, anstatt dass die Teammitglieder Zeit verschwenden, weil sie nicht wissen, was sie tun sollen.

Zu viele Besprechungen unterbrechen die Zeit für konzentriertes Arbeiten. Ihnen fehlt oft eine gut durchdachte Tagesordnung, so dass unklar ist, wie die Mitarbeiter ihren Beitrag leisten sollen. Und am Ende besteht die Folgemaßnahme meist nur darin, eine weitere Sitzung abzuhalten!

Sitzungen sind nur ein Beispiel für gute Absichten, die schiefgegangen sind. Es gibt auch Ihre Dokumentationspolitik, Ihren Projektmanagementprozess oder sogar Ihre Wahl des Kommunikationswerkzeugs.

Als die Forscher Julian Birkinshaw und Jordan Cohen Wissensarbeiter in 45 verschiedenen Unternehmen befragten, stellten sie fest, dass die meisten von ihnen 30 % ihrer Zeit mit Schreibtischarbeit (grundlegende, wiederholbare Aufgaben wie die Verwaltung) und weitere 40 % mit Kommunikation verbringen.

Somit bleiben nur 30 % oder 2,5 Stunden pro Tag für sinnvolle Arbeit übrig.

Um all diese Zeitverschwendung zu bekämpfen, baten die Forscher die Mitarbeiter, eine einfache Übung durchzuführen:

  • Schauen Sie sich Ihren Kalender für die nächsten 2 Wochen an und identifizieren Sie Aktivitäten (Besprechungen, Aufgaben, Anrufe, usw…), aus denen Sie am leichtesten herauskommen können. Dies könnte bedeuten, dass Sie sie fallen lassen, delegieren oder auslagern.
  • Erstellen Sie ein Protokoll dieser Aktivitäten, in dem Sie auflisten, was Sie sich vorgenommen haben, warum es ausgewählt wurde, wie Sie sich tatsächlich aus dieser Aufgabe herausholen und vor allem, was Sie mit der freigewordenen Zeit tun werden.
  • Gehen Sie am Ende jeder Woche Ihr Protokoll noch einmal durch und verfolgen Sie, was mit dieser Aktivität passiert ist, wie viel Zeit Sie gespart haben und was Sie stattdessen getan haben.

Am Ende der 2 Wochen hatten die meisten Menschen mehr als 8 Stunden pro Woche an sinnvoller Arbeit zurückgewonnen.

Richtlinien erstellen, die die „Hersteller“-Zeit schützen

Als Manager sind Sie wahrscheinlich daran gewöhnt, Brände zu löschen oder Probleme zu behandeln, sobald sie auftreten. Für Leute, die ihren Tag mit Kopfschmerzen oder kreativer Arbeit wie Schreiben, Kodieren oder Gestalten verbringen, können diese Art von Unterbrechungen ihren Tag jedoch völlig aus den Fugen geraten lassen.

Wenn Sie mit ernsthaften Zeitmanagementproblemen der Mitarbeiter konfrontiert sind, kann es einfach daran liegen, dass sie auf dem Terminplan eines Managers stehen.

Das macht es nicht nur schwer, Fortschritte bei größeren Aufgaben zu erkennen (eine der besten Möglichkeiten, die Motivation der Mitarbeiter zu erhalten), sondern der ständige Wechsel des Kontextes sorgt Sie kann aber auch genauso leicht die Erledigung echter Arbeit behindern. Wenn Sie Ihrem Team helfen wollen, seine beste Arbeit zu leisten, müssen Sie Richtlinien aufstellen, die seine Zeit schützen. (Lesen Sie unseren Leitfaden für Kommunikationsschulden, um mehr zu erfahren).

Wie der CTO von Zapier und Mitbegründer Bryan Helmig erklärt, wenn es um die Einstellung eines Remote Engineering Teams geht, müssen Sie das Gleichgewicht zwischen regelmäßiger Kommunikation (zum Aufbau der Unternehmenskultur) und der Ausfallzeit (für den Anschluss an den Unternehmenszweck) finden.

Das kann alles sein, von der Festlegung bestimmter Tage für die Herstellerzeit bis hin zur Änderung Ihrer Politik und Kultur, wenn Sie eine Antwort erwarten. Als Inspiration können Sie sich das neu verabschiedete „Recht auf Trennung“ in Frankreich ansehen, das Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern dazu verpflichtet, Zeiten festzulegen, in denen Mitarbeiter keine E-Mails senden oder beantworten dürfen.

Zeitmanagement ist nicht nur ein individuelles Thema.

Als Führungskräfte haben Sie die Möglichkeit, Ihr Team zu produktiveren und selbstbewussteren Mitarbeitern zu führen. Und obwohl es vielleicht eine Vorab-Investition Ihrer eigenen Zeit erfordert, ist die Rendite mehr als wert.

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